A margine di un mio precedente articolo sugli scostamenti di commessa, l’ing. Gianluca Oreto direttore responsabile di LavoriPubblici.it, ha posto una domanda molto semplice: chi deve conservare il legame tra un costo e il fatto produttivo che lo ha determinato?
È una domanda che, letta dalla contabilità, sembra riguardare il modo in cui ricostruiamo uno scostamento. Letta dal cantiere, invece, arriva prima. Perché fra il fatto e il costo c’è quasi sempre una decisione: qualcuno ha spostato una squadra, modificato una sequenza, mantenuto disponibile un mezzo, anticipato una lavorazione o, più semplicemente, ha cercato di non fermare la produzione mentre le condizioni previste non erano più quelle reali.
Ed è proprio quella decisione che, nella mia esperienza, rischia più facilmente di sparire.
Il fatto può restare nel giornale dei lavori. Le ore restano nel rapportino. Il costo entra nella contabilità industriale. Il programma registra che una lavorazione è slittata e un’altra è stata anticipata. Ma quando, settimane o mesi dopo, proviamo a capire perché quelle risorse siano state utilizzate proprio in quel modo, spesso siamo costretti a ricostruire il passaggio intermedio a memoria.
È da qui che partirei per rispondere alla domanda.
Dal fatto di cantiere al costo: il ruolo delle decisioni operative
In cantiere la sequenza è abbastanza riconoscibile. Accade qualcosa che modifica le condizioni sulle quali avevamo impostato la produzione; quella circostanza produce un effetto sulle lavorazioni; qualcuno decide come assorbirlo; soltanto dopo quella risposta può comparire una conseguenza temporale o economica.
Possiamo chiamare i quattro passaggi circostanza, effetto sulla produzione, decisione di assorbimento e conseguenza economica, purché sia chiaro che non si tratta di una classificazione teorica. È quello che un direttore di cantiere o un project manager fa continuamente, spesso senza nemmeno formalizzarlo in questi termini.
Un’area non viene resa disponibile. Una lavorazione prevista non può partire. La squadra è già presente, il mezzo è stato noleggiato, il subappaltatore è entrato in cantiere. A quel punto non esiste ancora necessariamente un costo da rivendicare: esiste innanzitutto una produzione da governare.
Ed è lì che si decide se fermare, spostare, anticipare, recuperare, mantenere le risorse disponibili o impiegarle diversamente.
Il costo non discende quindi dal fatto in modo automatico. Tra i due c’è quasi sempre il modo in cui la commessa ha reagito a quel fatto.
Questa distinzione è importante anche perché impedisce di attribuire alla circostanza tutto ciò che viene dopo. Una stessa indisponibilità può produrre effetti economici molto diversi in due cantieri, perché diverse sono le attività disponibili, la struttura delle squadre, le possibilità di riprogrammazione, i vincoli di sicurezza, i subappalti già mobilitati e le decisioni assunte da chi governa la produzione.
Per questo, quando a posteriori leggiamo soltanto il costo, stiamo osservando l’ultimo anello di una catena che nel frattempo può avere perso gli altri.
Le trentadue ore del lunedì mattina: costi di cantiere e riprogrammazione
Prendiamo un caso volutamente ordinario.
Quattro operai sono programmati per otto ore su una determinata attività. Lunedì mattina l’area non è disponibile. Il capocantiere deve scegliere fra due costi diversi: fermare la squadra significa rendere immediatamente visibili trentadue ore improduttive ma lasciare intatta la sequenza prevista; spostarla su un’altra zona significa continuare a produrre, ma rompere quella sequenza e trasferire in avanti un effetto che quel giorno può ancora non essere misurabile.
Sono sempre trentadue ore, ma non raccontano la stessa decisione.
A fine giornata quelle ore sono normalmente rintracciabili. Il rapportino registra gli uomini e l’attività svolta; il controllo di gestione può attribuire il costo alla commessa e, se il sistema è sufficientemente analitico, alla WBS o al centro di costo; il programma mostra che una lavorazione non è iniziata e che un’altra è avanzata prima del previsto.
Anche la circostanza iniziale può lasciare la propria traccia nel circuito della Direzione lavori. L’articolo 12 dell’Allegato II.14 prevede infatti che nel giornale siano annotate quotidianamente le circostanze e gli avvenimenti relativi ai lavori che possano influire sui medesimi. La norma costruisce quindi una memoria contemporanea dell’esecuzione, ma la costruisce nel sistema della Direzione lavori e attraverso un criterio di rilevanza coerente con la funzione di quel documento.
Il punto non è contestare questa distribuzione. Il giornale dei lavori non deve diventare il diario industriale dell’impresa e la Direzione lavori non ha il compito di ricostruire come l’appaltatore abbia impiegato le proprie risorse.
Il giornale può conservare che l’area non era disponibile. Il rapportino conserva le trentadue ore. Il planning conserva lo spostamento. La contabilità conserva il costo. Ma nessuno di questi documenti, per propria funzione, deve necessariamente conservare perché il cantiere abbia scelto quella risposta.
Eppure è proprio quel perché che servirà successivamente per capire se la decisione abbia assorbito il problema, lo abbia soltanto spostato o abbia iniziato a produrre una diversa configurazione della commessa.
La squadra recupera nei giorni successivi e l’episodio si chiude senza conseguenze? Oppure la diversa sequenza rompe una continuità produttiva, genera ulteriori spostamenti e rende progressivamente leggibile una perdita di produttività?
Il lunedì mattina non è necessario saperlo. Ma è utile ricordare che cosa abbiamo fatto e perché.
Tracciabilità in cantiere: come conservare il nesso tra evento e decisione senza aggiungere un altro documento
l cantiere produce già una quantità enorme di registrazioni: rapportini, giornali interni, programmi, verbali, ordini di servizio, note, contabilità, mail, report di avanzamento. Il problema non è quasi mai l’assenza assoluta di informazioni; è che quelle informazioni descrivono pezzi diversi della stessa vicenda e raramente conservano il legame che li univa quando la decisione è stata presa.
Se esiste già un atto esterno - un verbale, un ordine di servizio, una comunicazione della Direzione lavori - quel riferimento può diventare l’ancora utilizzata anche nei sistemi dell’impresa: nel planning, nei rapportini, nella lettura dei costi, nelle successive comunicazioni. Non occorre che le parti adottino una codifica comune; è sufficiente che l’impresa sappia mantenere la relazione.
Ma il cantiere reale precede spesso il documento formale. Il lunedì mattina dell’esempio potrebbe non esserci ancora alcun verbale né alcuna comunicazione della Direzione lavori. La produzione, però, deve decidere comunque.
In quel caso il primo ancoraggio non può che essere interno e contemporaneo: un rapportino sufficientemente descrittivo, una nota di cantiere, un’annotazione del direttore di cantiere, una registrazione già esistente che consenta di conservare tre elementi molto semplici: che cosa è accaduto, che cosa ha modificato nella produzione e quale decisione è stata assunta per gestirlo.
Non occorre trasformare ogni giornata in un fascicolo istruttorio. Occorre evitare che rimanga soltanto il risultato della decisione e scompaia la ragione per cui è stata presa.
Da lì nasce, semmai, una seconda decisione di governo: stabilire se quella circostanza debba rimanere nel circuito interno oppure debba essere portata anche nel circuito formale dell’esecuzione.
Per un PM o un direttore di cantiere questo è un passaggio tutt’altro che amministrativo. Portare una circostanza all’attenzione della Direzione lavori, chiederne la registrazione, rappresentarla in un verbale o formalizzarla con una comunicazione significa attribuirle una rilevanza che fino a quel momento poteva essere soltanto produttiva. Non farlo, d’altra parte, può lasciare senza memoria esterna una condizione che successivamente assumerà un peso maggiore.
La scelta va quindi fatta mentre si governa la commessa, non mesi dopo quando il costo è già comparso.
Riserve negli appalti: quando la memoria di cantiere diventa rilevante
È solo a questo punto che il diritto delle riserve diventa utile alla risposta, perché mostra quanto possa essere costoso cercare di costruire quella memoria soltanto quando nasce una pretesa.
L’articolo 115, comma 2, del Codice rinvia all’Allegato II.14 per modalità e termini di iscrizione delle riserve e collega alla loro inosservanza la decadenza dal diritto di far valere le pretese relative ai fatti e alle contabilizzazioni risultanti dall’atto contabile. L’articolo 7, comma 2, dell’Allegato II.14 individua il primo atto dell’appalto idoneo a ricevere la riserva e impone, in ogni caso, anche il successivo passaggio nel registro di contabilità.
Il parere MIT n. 4241/2026 ha chiarito che il primo atto idoneo non coincide necessariamente con il registro e che, a determinate condizioni, possono assumere rilievo altri atti formali dell’esecuzione. Il circuito contrattuale può quindi intercettare il fatto molto prima di quanto un’organizzazione concentrata soltanto sul successivo SAL possa immaginare.
La stessa questione diventa ancora più evidente nei fenomeni continuativi, quelli nei quali l’effetto non si forma in un solo giorno ma matura attraverso durata, ripetizione e accumulazione.
La giurisprudenza, secondo un orientamento formatosi sulla disciplina previgente e successivamente ribadito, ha collegato la tempestività della riserva al momento nel quale la potenzialità lesiva del fenomeno diventa percepibile secondo la normale diligenza, ammettendo per i fatti continuativi che il quantum possa maturare successivamente.
Ma questa possibilità non autorizza una riserva generica da quantificare quando tutto sarà finito. L’articolo 7, comma 2, richiede che le riserve siano formulate in modo specifico e indica, a pena di inammissibilità, la precisa quantificazione delle somme ritenute dovute; per i fatti continuativi la quantificazione può evolvere secondo la deroga prevista dalla stessa norma, ma tempestività e specificità della riserva restano.
Per chi governa la produzione il problema può essere formulato in termini molto meno giuridici: quando una successione di normali adattamenti di cantiere smette di essere qualcosa che stiamo assorbendo e comincia a diventare qualcosa che sta modificando la commessa?
Non esiste una spia che si accende automaticamente. Servono programma, produzione, andamento delle risorse e, soprattutto, memoria delle decisioni assunte lungo il percorso.
E quella memoria non lavora necessariamente a favore dell’impresa.
La giurisprudenza offre anche casi nei quali una comunicazione proveniente dalla stessa impresa è stata utilizzata per collocare in un momento anteriore la conoscenza delle problematiche successivamente poste a fondamento della pretesa. Documentare prima significa anche fissare prima ciò che si sapeva.
Per questo non proporrei mai questa tracciabilità come uno strumento per costruire riserve. Sarebbe una lettura riduttiva e, in alcuni casi, persino pericolosa.
Serve a governare meglio la commessa. Se poi quella memoria entrerà in una vicenda contrattuale, potrà sostenere o smentire la posizione dell’impresa. È esattamente ciò che deve fare una memoria affidabile.
Gestione della commessa: chi deve conservare il nesso tra fatti, decisioni e costi
Se quindi torno alla domanda del Direttore Oreto, la risposta che darei è questa: il nesso non può essere conservato da un solo documento e nemmeno da un solo soggetto.
La Direzione lavori conserva, secondo le proprie funzioni, la memoria dell’esecuzione. L’impresa registra l’impiego delle risorse e i propri costi. Il planning misura il movimento del tempo. La contabilità traduce una parte di ciò che è accaduto in valore economico.
Ma la decisione che mette in relazione questi elementi appartiene alla commessa e, in particolare, a chi ne governa operativamente la produzione.
Non significa chiedere al PM o al direttore di cantiere di diventare archivisti. Significa riconoscere che decidere di spostare una squadra, anticipare una lavorazione, mantenere mobilitato un mezzo o modificare una sequenza non è soltanto un atto produttivo: è un passaggio della storia economica della commessa.
Se quella decisione rimane soltanto nella testa di chi l’ha presa, il giorno in cui servirà comprenderne l’effetto avremo il fatto da una parte e il costo dall’altra, ma dovremo ricostruire a posteriori ciò che li aveva collegati.
Il vero presidio, quindi, non consiste nell’aggiungere un altro registro, ma nel fare in modo che una decisione produttiva rilevante lasci una traccia dentro gli strumenti che già utilizziamo e che quella traccia continui ad accompagnare la vicenda quando passa dal cantiere al programma, dal programma al costo e, soltanto se necessario, dal costo alla pretesa.
Un costo può essere perfettamente registrato e avere già perso la propria causa. Quando succede, il problema non nasce nel momento in cui qualcuno tenta di ricostruirla: nasce molto prima, nel momento in cui il cantiere ha preso una decisione e ha conservato ciò che ha fatto, ma non il perché.
Riferimenti essenziali
- D.Lgs. 31 marzo 2023, n. 36, art. 115.
- D.Lgs. 31 marzo 2023, n. 36, Allegato II.14, artt. 7 e 12.
- Ministero delle Infrastrutture e dei Trasporti, Servizio Supporto Giuridico, parere n. 4241/2026.
- Cass. civ., n. 14522/2024.
- Cass. civ., n. 27830/2024.
- Cass. civ., n. 11547/2024.
- Cass. civ., n. 27451/2022.
