Trasferte e rimborsi spese: i chiarimenti nella nuova circolare del Fisco

Rimborsi chilometrici, trasferte comunali, pagamenti tracciabili. Con la circolare del 22 dicembre 2025, n. 15/E , l’Agenzia delle Entrate è intervenuta sul trattamento fiscale dei rimborsi spese per le trasferte, ridisegnando il perimetro delle somme che restano escluse dal reddito imponibile e quelle per le quali diventa rilevante la modalità di pagamento.

Rimborso spese per trasferte: la Circolare dell’Agenzia delle Entrate sul trattamento fiscale

Il chiarimento si colloca all’incrocio tra due interventi normativi che, pur muovendo da esigenze diverse, finiscono per incidere in modo diretto sulla gestione quotidiana delle trasferte.

Da un lato, la legge di Bilancio 2025 (Legge n. 207/2024), che ha modificato l’art. 51 del TUIR introducendo il requisito della tracciabilità dei pagamenti per alcune tipologie di spesa e ridefinendo il trattamento fiscale dei rimborsi.

Dall’altro, il d.Lgs. n. 192/2024, attuativo della riforma IRPEF, che è intervenuto sulla disciplina delle trasferte comunali in un’ottica di semplificazione, superando il rigido riferimento ai “documenti provenienti dal vettore” e valorizzando la documentazione sostanziale delle spese sostenute.

Il documento di prassi si inserisce così in uno scenario profondamente rivisitato, con un’attenzione particolare alle indennità di trasferta e missione e ai riflessi fiscali dei rimborsi spese.

Trasferte comunali e documentazione delle spese

Uno dei passaggi più rilevanti riguarda le trasferte e le missioni svolte all’interno del territorio comunale. A partire dal 1° gennaio 2025 viene meno il vincolo, finora centrale, della prova basata esclusivamente sui documenti provenienti dal vettore. Per le spese di viaggio e trasporto è ora sufficiente una documentazione idonea, anche di natura interna, che consenta di ricostruire la spesa sostenuta.

Su questa base:

• non concorre alla formazione del reddito di lavoro dipendente il rimborso chilometrico riconosciuto per l’utilizzo del mezzo proprio, anche per trasferte comunali, a condizione che:
  • l’importo sia determinato sulla base delle tabelle ACI;
  • la documentazione consenta di individuare percorrenza, veicolo utilizzato e finalità lavorativa;
• restano fuori dal reddito imponibile anche i rimborsi:
  • delle spese di pedaggio, se debitamente documentate;
  • delle spese di parcheggio, purché la documentazione consenta di identificare in modo certo il veicolo e la sosta.

La nuova disciplina opera con riferimento ai rimborsi erogati dal 1° gennaio 2025, anche quando le spese siano state sostenute nel periodo d’imposta precedente, secondo il principio di cassa proprio dei redditi di lavoro dipendente.

Pagamenti tracciabili e limiti applicativi

Un secondo profilo riguarda la tracciabilità dei pagamenti, introdotta dalla Legge di bilancio 2025 e successivamente rimodulata dal decreto fiscale. Dal 1° gennaio 2025, i rimborsi delle spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto effettuati tramite taxi o NCC restano esclusi dal reddito solo se il pagamento avviene con strumenti tracciabili.

In particolare:

• l’obbligo di tracciabilità si applica sia alle trasferte comunali sia a quelle extra-comunali;
• riguarda anche i servizi resi tramite piattaforme di mobilità, a condizione che il pagamento sia riconducibile in modo univoco al dipendente;
• prescinde dal sistema di rimborso adottato, ogniqualvolta vi sia un rimborso riferibile a vitto, alloggio, taxi o NCC.

Il perimetro dell’obbligo resta circoscritto alle spese sostenute nel territorio dello Stato. Per le trasferte all’estero, i rimborsi continuano a non concorrere al reddito anche in assenza di pagamenti tracciabili.

Le esclusioni

Restano espressamente fuori dall’obbligo di tracciabilità:

• i viaggi e i trasporti effettuati con mezzi diversi da taxi e NCC, come treni, autobus, aerei e navi;
• i rimborsi chilometrici, che continuano a seguire una disciplina autonoma;
• le spese ulteriori rimborsabili entro i limiti giornalieri previsti dall’art. 51 del TUIR, quando ne ricorrono i presupposti.

Nel complesso, la circolare n. 15/E ricompone un quadro che, nella prassi applicativa, aveva prodotto rigidità difficilmente giustificabili, soprattutto per le trasferte di breve raggio, restituendo una disciplina più aderente alla realtà operativa e meno condizionata da formalismi.